KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve bu Kanun’a bağlı ikincil düzenlemeler kapsamında kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ilişkin aydınlatma yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. 20.12.2019 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe giren Politika’nın güncellenmiş sürümüdür.
İÇİNDEKİLER
1.GİRİŞ
2.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
2.1.Genel İlkeler
2.2. Kişisel Verileri Toplama Yöntemi
2.3. Kişisel Verileri İşlemenin Hukuki Gerekçesi
2.4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
2.5. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
2.6. Veri Sahipleri
2.7.Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
3.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
3.1. Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları
3.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları
3.3. Kişisel Verilerin Kimlere Hangi Amaçla Aktarıldığı
4.KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI
5.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İLE İLGİLİ SÜREÇ YÖNETİMİ
6.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
7.KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI
8.KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
8.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
8.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
8.3. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
9.VERİ SORUMLUSUNA İLİŞKİN BİLGİLER
10.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞE GİRMESİ VE YÜRÜTÜLMESİ
11.TANIMLAR
EK: Veri Sahibi Başvuru Formu
TABLO LİSTESİ
Tablo-1: İşlenen Kişisel Veri Kategorilerini Düzenleyen Tablo
Tablo-2: İşlenen Özel Nitelikli Kişisel Veri Kategorilerini Düzenleyen Tablo
Tablo-3: Veri Sahiplerinin İşlenen Verilerini Kategorize Eden Tablo
Tablo-4: Veri İşleme Amaçlarını Düzenleyen Tablo
Tablo-5: Veri Aktarımı Yapılan Alıcı Gruplar ve Aktarım Amaçları
Tablo-6: Süreç Bazlı Veri Saklama ve İmha Sürelerine İlişkin Tablo
EVİM E-TİCARET A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
1.GİRİŞ
EVİM E-TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ( ‘’EVİM E-TİCARET’’ veya ‘’Şirket ‘’) kişisel verilerin korunmasına büyük hassasiyet göstermektedir. EVİM E-TİCARET Veri Sorumlusu sıfatıyla, Şirket ile ilişkili gerçek kişilere ait kişisel verileri 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu ( ‘’Kanun’’ veya ‘’KVKK’’ ) ve buna bağlı ikincil düzenlemeler ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu Karar’larına bağlı olarak emredilen sınırlar çerçevesinde işlemektedir. Kanun’un 10. Maddesinde yer alan aydınlatma yükümlülüğün yerine getirilmesi ve yine Kanun’un 11. Maddesinde yer alan haklarına ilişkin veri sahiplerinin en şeffaf şekilde bilgilendirilmesi amaçlarıyla yayımlanan işbu Politika 25 Mayıs 2018 tarihinde yürürlüğe giren Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) yükümlülükleri öngörülerek düzenlenmiştir. Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına paralel olarak ilgili kişisel hususların gizli tutulması EVİM E-TİCARET çalışma prensipleri arasında yer almaktadır. EVİM E-TİCARET çalışanları için kişisel veri koruma farkındalığının sağlanması amacıyla gerekli farkındalık eğitimleri düzenlenmektedir.
İşbu Politika çalışan, stajyer, çalışan adayı, müşteri, potansiyel müşteri, ziyaretçi, tedarikçi, dış hizmet sağlayıcıları ve diğer 3. Kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla EVİM E-TİCARET bünyesinde işlenen tüm kişisel verilerini kapsamaktadır.
2.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
EVİM E-TİCARET, uluslararası alanda GDPR, Türk hukukunda Anayasa’nın 20. Maddesi başta olmak üzere 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ikincil düzenlemeler ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarında öngörülen usul ve esaslara uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesini ve korunmasını sağlamak amacıyla aşağıda sıralanan ilkeleri çalışma prensibi olarak benimsemiştir.
2.1. Genel İlkeler
Kişisel Veriler EVİM E-TİCARET tarafından Kanun’un 4. Maddesi sayılan ilkeler ile diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilmektedir.
2.1.1.Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma ilkesi; EVİM E-TİCARET
veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate alarak, veri işleme amacının dışına çıkmadan mümkün olan en az miktarda veri işlemektedir. Veri işleme faaliyetinin ilgili kişi için şeffaf olması için özen gösterir ve bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirir.
2.1.2.Kişisel verilerin doğru ve güncel olma ilkesi; EVİM E-TİCARET
kişisel verilerin doğru ve güncel olmasına önem vermektedir. Gerektiğinde verilerin güncellenmesi ve doğruluklarının teyit edilmesi sağlanmaktadır.
2.1.3.Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme ilkesi;
kişisel veriler kesin, açık ve meşru amaçlarla işlenmektedir. EVİM E-TİCARET kişisel verileri ilgili kişiye belirttiği amaçlar haricinde hiçbir amaçla kesinlikle işlememektedir.
2.1.4.Kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesi; veri işleme faaliyetini sadece amacın gerçekleştirilmesi için yeterli ve gerekli olan verilerle sınırlı tutulmaktadır. Amacın gerçekleştirilmesine elverişli olmayan ve ihtiyaç duyulmayan verilerden kaçınmaktadır.
2.1.5.Kişisel verilerin gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi; EVİM E-TİCARET Türk Ceza Kanunu Madde 138 ve KVKK Madde 4 ve Madde 7’ye uygun olarak, işledikleri kişisel verileri, yalnızca ilgili mevzuat ve kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda şirketimiz öncelikle işlemeye konu kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta belirli bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit etmektedir. Yasal bir süre belirlenmişse, bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal süre belirlenmemişse, işleme amacının gerçekleşmesi için gerekli olan süre belirlenir ve kişisel veriler bu süreyle sınırlı olarak saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda veya ilgili kişinin talebi ile EVİM E-TİCARET tarafından belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
2.2. Kişisel Verileri Toplama Yöntemi
Kişisel verilerinizi otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle, fiziksel olarak, satış mağazamız, çağrı merkezimiz, internet sitemiz, e-ticaret siteleri, sosyal medya mecraları ve benzeri diğer vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilmektedir. Tarafımıza ait ürün ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe kişisel verileriniz işlenebilecek ve verilerinizin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamak amacıyla gerektiğinde güncellenebilecektir. Ayrıca, ürün ve hizmetlerimizden yararlanmak amacıyla, EVİM E-TİCARET Şirket ve mağazasını fiziken ziyaret ettiğinizde, çağrı merkezlerini kullandığınızda, internet sayfaları ve/veya sair sosyal ve dijital mecraları ziyaret ettiğinizde veya Şirketimizin düzenlediği etkinlik, seminer, organizasyon, eğitim gibi faaliyetlere katıldığınızda da kişisel verileriniz işlenebilecektir.
Şirketimiz, satış mağazamız, çağrı merkezimiz ve web sitemiz tarafından toplanan, EVİM E-TİCARET sisteminde muhafaza edilen ve kanunen izin verilen her şekilde işlenen kişisel verilerinize ilişkin KVK Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamındaki sorumluluk Veri Sorumlusu olarak EVİM E-TİCARET’E aittir.
2.3.Kişisel Verileri İşlemenin Hukuki Gerekçesi
Kanun’un 5. Maddesi 1. Fıkrası gereği Kişisel veriler kural olarak veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Açık rıza veri sahibinin ilgili konuda bilgilendirilerek, özgür iradesinin alınmasıyla gerçekleşir. Kanun’un 5. Maddesi 2. Fıkrası kapsamında ise aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde kişisel veriler veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir:
2.3.1.Kanunlarda açıkça öngörülmesi: Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.
2.3.2.Fiili imkânsızlık nedeniyle ilgili kişinin açık rızasının alınamaması: Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
2.3.3.Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
2.3.4.Veri Sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
2.3.5.İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması: Veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış ve alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak işlenebilecektir.
2.3.6.Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
2.3.7.Veri Sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması: Veri Sorumlusu öncelikle kişisel veriyi işlemesi sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler ve kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir, menfaat dengesinin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.
2.4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Muhafaza edilmesi ve aktarılması bakımında kişisel verilere kıyasla ek önlemler alınması gerektiğinden Özel Nitelikli Verilerin işlenmesinde EVİM E-TİCARET hassasiyet göstermektedir. Özel nitelikli kişisel veriler öğrenilmesi halinde ilgili kişi hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Kanun’un 6. Maddesinde sınırlı sayıda belirtilen özel nitelikli kişisel veriler; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
Özel nitelikli kişisel verilerin ilgili kişilerin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
2.5. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
EVİM E-TİCARET tarafından Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında aşağıda Tablo-1’de düzenlenen veri kategorilerinde kişisel veriler ve Tablo-2’de düzenlenen veri kategorilerinde özel nitelikli kişisel veriler işlenebilmektedir. İşlenen kişisel veriler EVİM E-TİCARET tarafından verilen hizmet veya ürüne bağlı olarak değişkenlik gösterebilmektedir.
Tablo-1: İşlenen Kişisel Veri Kategorilerini Düzenleyen Tablo
KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ | AÇIKLAMA |
Kimlik Bilgileri | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ait ad soyad, TC kimlik no, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, uyruk gibi kimlik kartı, pasaport, sürücü belgesi, meslek kartı gibi belgelerde yer alan verileri ifade eder. |
İletişim Bilgileri | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ait telefon numarası, adres, e-mail adresi gibi iletişim kurulabilmesi için kullanılan verileri ifade eder. |
Finans Bilgileri | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ait banka ve hesap bilgileri gibi finansal verileri ifade eder. |
Müşteri İşlem | Ürün ve hizmet satın alan ve/veya talep eden kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait mal ve hizmet bedeli, sipariş ve kargo bilgileri gibi verileri ifade eder |
Özlük Bilgisi | Şirket çalışanlarının işe giriş-işten çıkış kayıtları, hizmet dökümü, bordro bilgileri, performans kayıtları gibi verileri ifade eder |
İşlem Güvenliği | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait internet sitesi giriş-çıkış bilgileri, şifre ve parola gibi verileri ifade eder. |
Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait çağrı kaydı, fotoğraf gibi verileri ifade eder. |
Eğitim Bilgileri | Eğitimine eden Şirket stajyerlerinin okul bilgisi, diploma fotokopisi, staj-kurs bilgileri gibi bilgileri ifade eder. |
Hukuki İşlem | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait icra kesintisi, haciz müzekkeresi gibi adli makamlarla yazışmalara ait verileri ifade eder. |
Aile Bilgileri | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilerin eşi ve bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin verilerini ifade eder. |
Mesleki Deneyim | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait özgeçmiş, çalışma bilgileri, yabancı dil bilgisi, bilgisayar kullanma becerisi gibi mesleki içi eğitim bilgilerine ait verileri ifade eder. |
Referans Bilgileri | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait referans olan kişilerin ad soyad, iletişim ve meslek bilgilerini içeren verileri ifade eder. |
Araç Plaka Bilgisi | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait araç plaka numarasını ifade eder. |
Fiziksel Mekân Güvenliği | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait fiziksel mekân içerisinde kamera kayıtlarını ifade eder. |
Ziyaret Bilgileri | Şirketi fiziken ziyaret eden kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait ziyaret tarihi, giriş-çıkış bilgileri gibi verileri ifade eder. |
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgileri | Ürün ve hizmet satın alan ve/veya talep eden kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait verileri ifade eder. |
Pazarlama Bilgileri | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait kullanım alışkanlıkları, alışveriş geçmişi, ihtiyaç ve tercihlerinin analiz edilmesi ve veri sahibi çapında özelleştirilerek pazarlamada kullanılmasını sağlayan verileri ifade eder. |
Risk Yönetimi Bilgileri | Çalışanlara zimmet edilen cihazların modeli, seri numarası, imei numarası gibi bilgileridir. |
Tablo-2: İşlenen Özel Nitelikli Kişisel Veri Kategorilerini Düzenleyen Tablo
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ | AÇIKLAMA |
Sağlık Bilgisi | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilerin sağlık durumu hakkında bilgi veren sağlık raporu, tetanos aşı kartı, işe giriş periyodik muayene formundaki fiziki muayene sonuçları, laboratuar bulguları, kan grubu gibi verileri ifade eder. |
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait adli sicil kaydı gibi ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri hakkında bilgi içeren verileri ifade eder. |
Biyometrik Veri | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ait parmak izi gibi verileri ifade eder. |
2.6. Veri Sahipleri
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası; Yönetim Kurulu üyesi, çalışan, stajyer, çalışan adayı, müşteri, potansiyel müşteri, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, dış hizmet sağlayıcı ile diğer 3. Kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerini kapsamaktadır. Aşağıdaki Tablo-3’de kişisel veri kategorilerine ait verisi işlenen kişi grupları düzenlenmiştir.
Tablo-3: Veri Sahiplerinin İşlenen Verilerini Kategorize Eden Tablo
VERİ SAHİPLERİ | AÇIKLAMA | VERİ KATEGORİSİ |
Yönetim Kurulu Üyesi | Şirketi temsil ve idare ile yetkili kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi |
Çalışan | Şirketimiz ile iş akdi imzalayarak görevlerini ifa eden kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Özlük Bilgisi, Mesleki Deneyim Bilgisi, Finans Bilgisi, Referans Bilgisi, İşlem Güvenliği, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Eğitim Bilgileri, Hukuki İşlem, Aile Bilgileri, Fiziksel Mekân Güvenliği, Sağlık Bilgileri, Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri, Risk Yönetimi Bilgileri ( Yalnızca Bilgi Teknolojileri Şefine ait Biyometrik Veri İşlenmektedir.) |
Stajyer | Staj sürecini Şirketimizde yürüten kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Özlük Bilgisi, Mesleki Deneyim Bilgisi, Finans Bilgisi, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Eğitim Bilgileri, Fiziksel Mekân Güvenliği, Sağlık Bilgileri, Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri |
Çalışan Adayı | Şirketimize iş başvurusunda bulunan kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Mesleki Deneyim Bilgisi, Finans Bilgisi, Referans Bilgisi, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Eğitim Bilgileri |
Gerçek Kişi Müşteri | Şirketimizden E-Ticaret kanalıyla ve/veya Mağazamızdan ürün ve hizmet talep eden ve/veya satın alan kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Finans Bilgisi, Müşteri İşlem Bilgisi, Araç Plaka Bilgisi |
Tüzel Kişi Müşteri Çalışanı/Yetkilisi | Şirketimizden e-ticaret kanalıyla ve/veya Mağazamızdan ürün ve hizmet talep eden ve/veya satın alan tüzel kişileri temsil eden kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi |
Potansiyel Müşteri | Şirketimiz ürün ve hizmetleri ile ilgilenen kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi |
Ziyaretçi | Şirketimizi fiziken ziyaret eden kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Araç Plaka Bilgisi, Ziyaret Bilgisi |
Tüzel Kişi Tedarikçi Çalışanı/Yetkilisi | Şirketimiz ticari faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli ürün ve hizmetlerin satın alındığı tüzel kişileri temsil eden kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Finans Bilgisi, Araç Plaka Bilgisi |
Gerçek Kişi Tedarikçi | Şirketimiz ticari faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli ürün ve hizmetlerin satın alındığı kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Finans Bilgisi, Araç Plaka Bilgisi |
Sürücü-Şoför | Şirketimizden satın alınan ürünlerin teslim edilmesi amacıyla hizmet alınan nakliye firması şoförleri ile şirketimizden satın aldığı ürünleri kendi vasıtasıyla teslim almak isteyen müşterilerin sürücülerini ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Araç Plaka Bilgisi |
Dış Hizmet Alınan Gerçek Kişi | Şirketimizin eğitim, hukuk, muhasebe gibi konularda hizmet desteği aldığı kimliği belirli ya da belirlenebilir alanında uzman gerçek kişileri ifade eder | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Finans Bilgisi |
Dış Hizmet Alınan Tüzel Kişi Yetkilisi/Çalışanı | Şirketimizin eğitim, hukuk, muhasebe gibi konularda hizmet desteği aldığı tüzel kişileri temsil eden kimliği belirli ya da belirlenebilir alanında uzman gerçek kişileri ifade eder | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi |
İnternet Sitesi Ziyaretçisi | Şirketimiz internet sitesine üye olarak üye olmanın sağladığı avantajlardan faydalanan kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder | Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri, Pazarlama Bilgileri(çerez kayıtları, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, kullanım alışkanlıkları, pazarlama analiz bilgileri gibi) |
Evim kart Üyesi | Şirketimiz tarafından evim kart üyelerine özel sunulan indirim ve fırsatlarından faydalanabilmek için üye olan kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri |
Usta kart Üyesi | Şirketimiz tarafından yapı market ürünlerine ihtiyaç duyan meslek mensuplarına özel indirim ve fırsatlarından faydalanabilmek için üye olan kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri |
Referans Kişisi | Şirketimize iş başvurusunda bulunan adayların işe uygunluğuna referans olan kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Mesleki Deneyim |
Aile Üyeleri | Şirketimizde çalışan kişilerin aile üyelerini ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi |
Katılımcı | Şirketimiz tarafından düzenlenen organizasyon/etkinlik/toplantılara katılan kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
Diğer 3. Kişiler | Şirketimiz işbu KVKK Politikasında tanımlanan veri sahipleri dışında kalan ve verisi işlenen kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişileri ifade eder. | Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi |
● Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetler için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması esnasında elde edilen Kişisel Veriler EVİM E-TİCARET tarafından Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen Kişisel Veri İşleme şartları kapsamında Tablo-4’de düzenlenen ana amaçlar ve onlara bağlı alt amaçlarla sınırlı, ölçülü ve bağlı olarak işlenebilmektedir.
Tablo-4: Veri İşleme Amaçlarını Düzenleyen Tablo
ANA AMAÇLAR | ALT AMAÇLAR |
İnsan Kaynakları Politikası ve Süreçlerinin Planlanması, Geliştirilmesi ve Yürütülmesi Kapsamında | • Çalışan adayı / stajyer / öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi • Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi • Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi • Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi • Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi • Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi • İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması • Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi • Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi, • Ücret politikasının yürütülmesi • Yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi |
Kurumsal İlişkilerin Planlanması, İcrası ve Yönetilmesi Kapsamında | • Denetim / etik faaliyetlerinin yürütülmesi • Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi • Organizasyon ve etkinlik yönetimi • Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi • Yatırım süreçlerinin yürütülmesi • Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi |
Ürün ve Hizmet Satış, Satış Sonrası Destek Süreçlerinin Planlanması, Yürütülmesi ve İcra Edilmesi Kapsamında | • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi • Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi • Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi • Mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi • Mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi • Mal / hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi • Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi |
Marka bilinirliği ve Şirket tanınırlığının arttırılması ile müşteri ilişkileri yönetimi(CRM) Kapsamında | • Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi • Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi • Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi • Reklam / kampanya / promosyon süreçlerinin yürütülmesi • Şirket, şirket faaliyetleri ve marka hakkındaki algı düzeyini arttırmaya yönelik aksiyonların planlanması ve icrası • Talep / şikâyetlerin takibi • Ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi |
Şirket ve Şirketle İş İlişkisi İçerisinde Olan İlgili Kişilerin Hukuki, Teknik ve Ticari İş Güvenliğinin Temin Edilmesi Kapsamında | • Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi • Erişim yetkilerinin yürütülmesi • Fiziksel mekân güvenliğinin temini • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi • İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve o denetimi • İş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi • İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi • İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi • Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi • Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini • Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini |
Devlete Beyan Yükümlülüğü ve Diğer Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Kapsamında | • Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi |
3.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin yurt içine ve yurt dışına aktarılmasında Kanun’un 8. ve 9. Maddelerinde düzenlenen hususlara uygun hareket edilmektedir. Veri aktarımı, aktarım amacıyla bağlantılı, sınırlı ve yeterli ölçüde gerçekleştirilmektedir. İşbu Politika’da düzenlenen Şirket ticari faaliyetlerinin icra edilebilmesi için gerekli durumlar ve yasal yükümlülükler dışında veri aktarılmamaktadır.
3.1. Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları
Kişisel verilerin aktarılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda sayılan koşullardan en az birinin var olması halinde Veri Sorumlusu, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dâhil gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel verileri aktarılabilir.
● Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
● Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
● Veri Sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
● Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
● Veri Sorumlusunun veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
● Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Veri Sorumlusunun meşru menfaatlerinin sağlanması için zorunlu olması,
● Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına
hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılabilecektir.
3.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları
Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dâhil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde aktarılabilecektir:
● Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
● (Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülkelere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarılabilecektir.
3.3. Kişisel Verilerin Kimlere Hangi Amaçla Aktarıldığı
EVİM E-TİCARET Kanun’un 8.ve 9. Maddelerinde yer alan ve yukarıda belirtilen şartlardan en az birinin varlığı halinde veya ilgili kişinin açık rızasını alarak, işbu Politikada belirtilen veri işleme amaçları kapsamında kişisel verileri yurt içine ve yurt dışına aşağıda Tablo-5’te düzenlenen amaçlarla aktarılabilmektedir. Yurt dışına veri aktarımı ancak veri sahibinin aydınlatılarak açık rıza vermesi ile gerçekleştirilebilmektedir. Veri tabanı yurt dışında olan yazılım ve bilişim sistemleri aracılığıyla verilerin yurt dışına aktarılması söz konusudur.
Tablo-5: Veri Aktarımı Yapılan Alıcı Gruplar ve Aktarım Amaçları
ALICI GRUPLAR | VERİ AKTARIM AMACI |
Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları | Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği bilgilerin verilmesi, devlet teşvik ve projelerinden faydalanmak ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla sınırlı olarak |
Tedarikçi | Ticari faaliyetlerin yerine getirilebilmesi için ürün ve hizmetlerin temin edilebilmesi amacıyla sınırlı olarak |
Dış hizmet sağlayıcısı ( SMM, YMM, Bağımsız Denetçi, Yönetim ve Dijital Hizmetler Şirketi, gibi) | Muhasebe, bilişim, eğitim, vb. uzmanlık içeren alanlarda Şirket için gerekli hizmetlerin temin edilmesi amacıyla sınırlı olarak |
Anlaşmalı bankalar | Bankacılık işlemlerinin yürütülmesi amacıyla sınırlı olarak |
Dışarıdan destek alınan hukuk bürosuna | Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amacıyla sınırlı olarak |
Yurt içinde ve yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği alınan firmalara | Şirket için gerekli depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği alma amacıyla sınırlı olarak |
4.KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI
Kişisel Verilerin korunmasını isteme hakkı; 2010 yılında 5982 sayılı Kanun’la yapılan Anayasa değişikliği ile Anayasa’nın 20. maddesine ilave bir fıkra eklenerek “özel hayatın gizliliği ve korunması hakkı” kapsamında Anayasal güvenceye kavuşmuştur.
EVİM E-TİCARET Kanun’un 12. Maddesi kapsamında kişisel verilerin niteliğine uygun olarak; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler ile siber güvenlik önlemlerini almaktadır. Bu kapsamda yapılan çalışmalar özetle aşağıdaki gibidir:
A-Şirket tarafından KVKK uyum sürecinin yürütülmesi kapsamında;
● Kişisel veri envanteri hazırlanmıştır.
● İrtibat kişisi atanarak Şirket, Kurum ve Veri Sahipleri arasında süreç yönetimi planlanmıştır.
● VERBİS( Veri Sorumlusu Sicil Sistemi) kaydı yapılmıştır ve gerektiğinde güncellemeler bildirilecektir.
● Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar düzenlenmiştir.
● Saklama süresi sona eren ve/veya saklama amacı ortadan kalkan veriler silinebilir, yok edilebilir ya da anonim hale getirebilir.
● Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
● Politikaların yürütülmesi, çalışan hareketlerinin Politikalara uygunluğunun takibi, Politikanın yayımlanması ve güncellenmesi, veri imha işlemlerinin gerçekleştirilmesi hususunda sorumlu kişiler ve görev dağılımları belirlenmiştir.
● Sözleşmeler KVKK ile uyumlu hale getirilmiştir.
● Gizlilik taahhütnameleri imzalanmaktadır.
● Kurum içi rastgele ve/veya periyodik denetimler sağlanmaktadır.
● Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
● Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
B-Çalışan faaliyetlerinin KVKK ile uygunluğunun sağlanması ve kontrolü kapsamında;
● Çalışanlar için görev tanımına uygun ve gerekli yetkilendirmeler yapılarak yetki matrisi düzenlenmiştir.
● Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
● Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
● İş sözleşmesi KVKK ile uyumlu hale getirilmiştir.
● KVKK ve bilgi güvenliği konularında eğitim ve farkındalık faaliyetleri düzenlenmektedir.
C-Kişisel Veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır;
C.1.Kişisel Veri içeren elektronik ortamların güvenliğinin sağlanması için;
● Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
● Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
● Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
● Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
● Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
● Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
● Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
● Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
● Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
● Kişisel verilere erişim kayıtları tutulmaktadır.
● Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
● Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
● Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
● Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
● Şifreleme yapılmaktadır.
● Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
C-2.Kişisel Veri içeren fiziksel ortamların güvenliğinin sağlanması için;
● Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) Karşı güvenliği sağlanmaktadır.
● Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvelik önlemleri alınmaktadır.
D-Kişisel Veri aktarımına ilişkin alınan önlemler kapsamında;
● Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
● Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
● Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve kep veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
E-Özel Nitelikli Kişisel Verilerin güvenliğinin sağlanması için;
● Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır. (Kurul’un 31/01/2018 Tarih ve 2018/10 Sayılı Kararı gereğince Veri Sorumlularınca alınması gereken yeterli önlemlere ilişkin düzenlenmiştir.)
● Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve kep veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
● Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişisel veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
F-Veri işleyen hizmet sağlayıcılar kapsamında;
● Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
● Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
5.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İLE İLGİLİ SÜREÇ YÖNETİMİ
Şirketimiz kişisel verilerin korunmasına büyük önem vermektedir. Çalışanların KVKK eğitimlerine katılmasına ve farkındalığın oluşmasına özen gösterilmektedir. Şirketimiz için KVKK Politikaları düzenlenmiştir, kişisel veri içeren faaliyetlerde bu politikalarda düzenlenen usul ve esaslara uygun hareket edilmektedir. Politikaların yürütülmesi, çalışan hareketlerinin Politikalara uygunluğunun takibi, Politikanın yayımlanması ve güncellenmesi, veri imha işlemlerinin gerçekleştirilmesi hususunda sorumlu kişiler ve görev dağılımları belirlenmiştir. Şirketimiz kişisel verilerin işlenmesi ve bilgi güvenliği konularında kanun değişikliği ve Kurul Kararlarına uygun olarak gerekli güncellemeleri yapma yetkisine haizdir. Şirket KVKK kapsamında gerekli denetimleri yapmakta/yaptırmaktadır. Sürecin yürütülmesinde alanında uzman kişilerden hizmet desteği alınabilmektedir.
6.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
EVİM E-TİCARET, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve söz konusu faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen sürelere uygun olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda veya veri sahibinin talebi ile EVİM E-TİCARET tarafından belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir. Aşağıda yer alan Tablo-5’de süreç bazlı veri saklama ve imha süreleri düzenlenmiştir.
EVİM E-TİCARET tarafından; 6698 sayılı Kanunun 7 nci maddesinin üçüncü fıkrası ile 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine dayanılarak hazırlanmış Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Yönetmeliğine uygun olarak ‘’EVİM E-TİCARET Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ‘’ hazırlanmıştır.
Tablo-6: Süreç Bazlı Veri Saklama ve İmha Sürelerine İlişkin Tablo
SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
İş Sağlığı Ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 15 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Sözleşmesel İlişkilerin Yürütülmesi | Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Kamera Kayıtları | 10 gün | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Çağrı Merkezi Ses Kayıtları | 90 gün | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Müşterilere İlişkin Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Etkinlik ve Organizasyonlarda Edinilen Görsel Ve İşitsel Kayıtlar | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Çalışanlara Yönelik Kurumsal İletişim Faaliyetleri Uyarınca İşlenen Veriler | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Müşteri İşlem Bilgileri (Talep/şikâyet/ önerilere ilişkin kayıtlar) | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Ziyaretçi Kayıtları | 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Çalışan Adaylarına İlişkin Kişisel Veriler | 1 ay | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Şirket İnternet Ağının Kullanılması | 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
İnternet Sitesi Üyelik Bilgileri | Üyelik Sözleşmesi Sona Erene Kadar | Üyelik Sözleşmesi Sona Erince |
Silme Yok Etme Anonim Hale Getirme Kayıt Süreci | İşlem tarihinden itibaren 3 Yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
7.KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI
Şirketimiz kişisel veri işleme faaliyetleri esnasında verisi işlenen ilgili kişileri; işlenen veri kategorileri, veri işleme amaçları, veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi, veri aktarımı yapılan alıcı gruplar ve aktarım amacı, veri sahibi olarak hakları ve Veri Sorumlusu olan Şirketimiz hakkında bilgilendirmektedir. Şirketimiz Kanun’un 10.maddesinde emredilen aydınlatma yükümlülüğünü Kurum tarafından yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Rehberinde düzenlenen usul ve esaslara uygun olarak yerine getirmektedir. Gerekli aydınlatmalar veri toplama yöntemine uygun olarak elektronik veya fiziki ortamlarda yayımlanmaktadır.
8.KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
8.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
● Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
● Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
● Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
● Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
● Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
● Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
● İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
● Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
8.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Yukarıda sıralanan başvuru ve taleplerinizi, https://www.evim.com/adresinden ulaşabileceğiniz Veri Sahibi Başvuru Formu ‘nu doldurarak,
- Islak imzalı bir nüshasını Söke Fevzipaşa Mah. Aydın Cad. No:149/1 Söke, Aydın( 09200) adresine şahsen veya noter kanalı ile ileterek,
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ve güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanmak suretiyle evimeticaretas@hs03.kep.tr kayıtlı elektronik posta adresimize göndererek veya Şirketimize daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizden info@evim.com adresimize göndererek EVİM E-TİCARET’ e iletebilirsiniz.
Başvuruda; ad soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranız, yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numaranız, Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranız ve talep konunuzun bulunması zorunludur. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir. Başvuru formu doldurmadan hazırlanacak başvurularda bu paragrafta sayılan hususların eksiksiz olarak Şirket’imize iletilmesi gerekmektedir. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Şirketimiz tarafından başvuru sahibinin, ilgili kişi olduğunun teyit edilmesi ve başvuru sonuçlarının doğru kişiyle iletilmesini sağlamak adına doğrulayıcı bilgiler talep edilebilecektir.(Örneğin kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi ek doğrulamalar istenebilir. )
Başvuruda yer alan talebiniz, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve ne geç 30 gün içerisinde ücretsiz sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin şirket için ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda, şirketimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Talebinizin kabul edilmesi halinde gereği yerine getirilir. Ancak talebiniz, yapılan inceleme ve değerlendirme sonucu reddedilirse, ret gerekçesi ile birlikte tarafınıza yazılı yahut elektronik ortamda bildirilir.
Veri sorumlusuna başvuru ve kurula şikâyet haklarınızla ilgili olarak detaylı bilgiye Kanun’un Dördüncü Bölümünde belirtilen 13, 14 ve 15. maddelerinden ulaşabilirsiniz.
8.3. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
EVİM E-TİCARET, Kanun’un 28. Maddesi gereği aşağıda yer alan hallerde veri sahibinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
● Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
● Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
● Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
● Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarı faaliyetler kapsamında işlenmesi.
● Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince bu Kanunun amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10 uncu, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. ve Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü düzenleyen 16. maddeleri aşağıdaki hâllerde uygulanmaz:
● Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
● İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
● Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
● Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
9.VERİ SORUMLUSUNA İLİŞKİN BİLGİLER
Şirket Unvanı: EVİM E-TİCARET A.Ş.
Vergi Dairesi: Söke V.D.
Vergi No: 382 039 9137
Adres: Söke Fevzipaşa Mah. Aydın Cad. No:163 Söke, Aydın( 09200)
Telefon: 444 00 46
Elektronik İletişim Adresi: info@evim.com
Mersis No: 0382039913700001
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi: evimeticaretas@hs03.kep.tr
İrtibat Kişisi:
İletişim Bilgileri: info@evim.com
10.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞE GİRMESİ VE YÜRÜTÜLMESİ
Bu Politika 25/11/2021 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. EVİM E-TİCARET tarafından düzenlenerek 20.12.2019 tarihinde yürürlüğe giren sürümü işbu Politikanın yürürlük tarihi ile güncellenmiştir. EVİM E-TİCARET, Kişisel Verilerin korunması hakkındaki uygulamaları ve yasal düzenlemeler hakkında güncel bilgiler sunmak amacıyla Politikada değişiklikler yapma hakkını saklı tutar. Politikanın tamamının veya belirli maddelerinin güncellenmesi durumunda güncellemeler yayımlandıkları tarihte yürürlüğe girer. Politika en güncel hali ile https://www.evim.com/ sitesinde yayımlanır.
Politikanın yürütülmesinden veri sorumlusu olarak EVİM E-TİCARET, Kanun’a uyum sürecine ilişkin tüm iş ve eylemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden irtibat kişisi sorumludur. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, EVİM E-TİCARET yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
11.TANIMLAR
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir
.
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. Veri sahibinin her zaman onayını geri alma hakkı vardır.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. (İşbu Politika kapsamında ‘’EVİM E-TİCARET A.Ş.’)
İlgili kişi/Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.
Kişisel verilerin işlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kıstaslara göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’dur.
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
İrtibat Kişisi: Veri sorumlusu ile ilgili kişi veya Kişisel Verileri Koruma Kurumu arasındaki iletişimin sağlanmasından sorumlu kişidir.